Privacy by design
RecapAI verwerkt opnames die vaak privacygevoelige informatie bevatten, zoals klantgegevens en personeelsinformatie. Het platform is vanaf de basis ontwikkeld volgens het principe van privacy by design: privacybescherming is ingebouwd in het ontwerp, niet achteraf toegevoegd.
Standaard worden je gegevens lokaal op je apparaat opgeslagen. Daardoor houd jij zelf de regie over je data. Alle gegevensoverdracht is versleuteld, wat betekent dat alleen jij de inhoud kunt lezen. De infrastructuur voldoet aan hoge beveiligingsstandaarden. Alle afspraken over gegevensopslag en verwerking zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst (het privacycontract tussen RecapAI en je organisatie), die je organisatie kan raadplegen in het klantportaal.
Instellingen die je beheerder voor jouw organisatie regelt
Je gebruikt RecapAI binnen de instellingen die jouw organisatiebeheerder vastlegt in het klantportaal. Onder Gegevensbeheer kan je beheerder keuzes maken die van invloed zijn op jouw gebruik:
- Automatische bestandssynchronisatie — bepaalt of je bestanden alleen lokaal blijven of ook veilig tussen je apparaten worden gesynchroniseerd. Staat standaard uit en kan alleen door je beheerder worden ingeschakeld.
- E-mailnotificaties — bepaalt of je automatisch een e-mail ontvangt wanneer je resultaten klaar zijn, inclusief een Word-bijlage. Staat standaard aan en geldt voor de hele organisatie.
- Toestemming voor opnemen — in het onderdeel Wetgeving kan je beheerder voorbeelddocumenten vinden voor het vastleggen van toestemming in verschillende situaties. Jij blijft zelf verantwoordelijk voor het informeren van gesprekspartners.
Automatische bestandssynchronisatie
| Instelling voor jouw organisatie | Wat betekent dit voor jou? |
|---|---|
| Uitgeschakeld (standaard) | Je gegevens blijven lokaal op elk apparaat. Werk je op meerdere apparaten, dan moet je bestanden handmatig uitwisselen. |
| Ingeschakeld | Je bestanden synchroniseren automatisch tussen je apparaten. Gegevens worden veilig opgeslagen op beveiligde servers binnen de EU (conform AVG). |
Je beheerder kan deze instelling op elk moment aanpassen.
E-mailnotificaties
| Instelling voor jouw organisatie | Wat betekent dit voor jou? |
|---|---|
| Uitgeschakeld | Je ontvangt geen e-mail wanneer resultaten klaar zijn. Je resultaten blijven wel beschikbaar in de app. |
| Ingeschakeld (standaard) | Je ontvangt automatisch een e-mail met je resultaten als Word-bijlage. |
Deze instelling geldt voor de hele organisatie en kan op elk moment worden aangepast.
Jouw account, inloggen en verwijderen
Je kunt inloggen met Google, Microsoft of via een e-mail inloglink (dus zonder wachtwoord). Log je in met Google of Microsoft, dan geldt ook het beveiligingsbeleid van die aanbieder, inclusief eventuele tweestapsverificatie.
Gegevens verwijderen
- Eén opname verwijderen: tik op het verwijdericoon op de kaart in je Collectie.
- Eén transcriptie verwijderen: open het menu (⋮) in het transcriptiescherm en kies verwijderen.
- Alle opnames wissen: ga naar Instellingen → Verwijder alle opnames.
- Account verwijderen: neem contact op met je organisatiebeheerder via het klantportaal.
Let op: verwijdering is definitief. Er is geen prullenbak.
Veelgestelde vragen
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Worden mijn opnames gebruikt voor AI-training? | Nee. RecapAI gebruikt jouw data niet voor het trainen van modellen. |
| Wie kan mijn opnames zien? | Alleen jij. Opnames zijn privé en alleen toegankelijk via jouw eigen zakelijke account, ook als synchronisatie is ingeschakeld. |
| Hoe lang worden mijn opnames bewaard? | Alles blijft lokaal op je apparaat totdat je het zelf verwijdert. Er is geen automatische verwijdering. |
| Waar worden privacy-opties ingesteld? | Je beheerder regelt dit in het klantportaal onder Gegevensbeheer. |
Je hebt de serie voltooid
Je kent nu de vier pijlers van effectief gebruik van RecapAI: kwalitatief goede opnames maken, resultaten begrijpen en exporteren, de chatfunctie en sjablonen inzetten, en weten hoe privacy en beveiliging jouw gebruik ondersteunen.
Heb je vragen of loop je ergens tegenaan? Ons supportteam helpt je graag verder.