Waarom we 80% vergeten
De biologische achtergrond van het menselijk geheugen en hoe dit leidt tot informatieverlies in organisaties. Waarom organisatiegeheugen essentieel is voor besluitvorming.
Het was een doordeweekse dinsdag in 2023 toen een Nederlandse scale-up een cruciaal gesprek had met een potentiële investeerder. Een uur lang werden strategieën besproken, waarschuwingen gegeven over marktrisico's, en concrete voorwaarden genoemd voor een investering van 10 miljoen euro.
Drie maanden later, tijdens de contractonderhandelingen, ontstond er verwarring. De investeerder refereerde aan specifieke toezeggingen die tijdens dat eerste gesprek waren gedaan. Het managementteam had andere herinneringen. Notities waren summier en tegenstrijdig. De deal ging niet door.
"We hadden allemaal een andere herinnering aan dat gesprek," vertelt de CEO later. "En niemand had de exacte bewoordingen genoteerd. We realiseerden ons dat we letterlijk miljoenen kwijtraakten omdat we niet konden bewijzen wat er precies was besproken."
Dit is geen uniek verhaal. Het speelt zich dagelijks af in boardrooms, ziekenhuizen, rechtszalen en consultancykantoren. Belangrijke informatie verdwijnt niet door slechte intenties of nalatigheid – maar door de fundamentele beperkingen van het menselijk geheugen.
Hoe geheugen echt werkt
We lopen allemaal rond met een fundamentele misvatting: dat ons geheugen werkt als een betrouwbare recorder. De wetenschap vertelt een radicaal ander verhaal. Dr. Elizabeth Loftus, een van 's werelds meest vooraanstaande geheugenonderzoekers, heeft aangetoond dat ons geheugen geen camera is, maar meer een schilder die voortdurend zijn schilderij bewerkt.
In plaats van exacte opnames te maken, construeert ons brein herinneringen door fragmenten samen te voegen. Tijdens het gesprek filtert je brein al: van de duizenden prikkels die je waarneemt selecteert je brein wat het belangrijk vindt, beïnvloed door je emotionele toestand, verwachtingen, eerdere ervaringen en aandachtsniveau. Wat je "belangrijk" vindt wordt sterker opgeslagen, maar herinneringen worden niet als discrete bestanden opgeslagen – ze zijn verspreid over je hele brein.
Elke keer dat je een herinnering ophaalt, wordt deze gereconstrueerd. En bij deze reconstructie vul je gaten in met wat "logisch" lijkt, voeg je onbewust latere informatie toe, worden emoties van nu vermengd met emoties van toen, en worden details van andere herinneringen per ongeluk geïntegreerd. Dr. Julia Shaw, forensisch psycholoog: "Het is alsof je een legpuzzel steeds opnieuw maakt, maar elke keer gebruik je ook stukjes van andere puzzels."
De vergeetcurve
In 1885 deed de Duitse psycholoog Hermann Ebbinghaus baanbrekend onderzoek naar vergeten. Wat hij ontdekte – de "vergeetcurve" – is nog steeds fundamenteel voor ons begrip van geheugen. De harde cijfers: na 20 minuten is 42% van nieuwe informatie al vergeten, na 1 uur 56% verdwenen, na 24 uur 70% weg, na 1 week blijft slechts 10% behouden, en na 1 maand zijn minder dan 3% van de details accuraat.
Dit betekent concreet: van een belangrijk gesprek van één uur herinner je na een week nog ongeveer 6 minuten accuraat. De rest is verdwenen, gereconstrueerd, of gecombineerd met andere informatie. Moderne neurowetenschappelijke studies met fMRI-scans bevestigen dit.
Waarom geheugen ons in de steek laat
Psycholoog Daniel Schacter identificeerde zeven fundamentele manieren waarop ons geheugen ons in de steek laat. Vier daarvan zijn bijzonder relevant voor professionele gesprekken: vergankelijkheid (het natuurlijke verval over tijd, waarbij de eerste 24 uur het snelst gaan), verstrooidheid (wanneer je aandacht verdeeld is tijdens een gesprek encodeer je informatie minder goed), blokkering (je weet zeker dat iemand iets heeft gezegd maar komt er niet op), en misattributie (je herinnert informatie correct maar schrijft deze toe aan de verkeerde bron).
Hier wordt het verraderlijk: de zekerheid waarmee we iets herinneren, heeft nauwelijks correlatie met de accuraatheid van die herinnering. Onderzoek toont aan dat mensen zich vaak het meest zeker voelen over herinneringen die het meest zijn gereconstrueerd – en dus het minst accuraat zijn. In professionele contexten is dit gevaarlijk: een manager die met 100% zekerheid beweert dat een afspraak is gemaakt, kan oprecht overtuigd zijn en toch objectief ongelijk hebben.
Geheugen is niet alleen biologisch, maar ook sociaal beïnvloed. In teammeetings ontstaat vaak een "gedeelde herinnering" die niet overeenkomt met wat daadwerkelijk gezegd is. Emoties tijdens het gesprek worden geassocieerd met de herinnering en veranderen hoe je deze interpreteert. We herinneren selectief informatie die onze bestaande overtuigingen bevestigt.
Het notitie-dilemma
"Daarom maak ik toch notities?" is de voor de hand liggende reactie. Maar ook notities zijn problematisch. Onderzoek toont aan dat studenten die tijdens colleges notities maken op laptops significant minder van de inhoud begrijpen dan studenten die alleen luisteren. In professionele gesprekken is dit effect nog sterker: je kunt niet tegelijk actief luisteren, interpreteren, selecteren wat belangrijk is, en dat formuleren en opschrijven.
Een gemiddeld persoon spreekt 150-160 woorden per minuut. Handschrift haalt 20-30 woorden per minuut, snel typen 40-60 woorden per minuut. Je mist dus structureel 60-70% van wat er gezegd wordt. Je noteert wat jij belangrijk vindt, maar is dat ook wat de ander belangrijk vindt? Uit onderzoek: wanneer twee mensen in hetzelfde gesprek onafhankelijk notities maken, is er gemiddeld slechts 30-40% overlap.
Tenzij je stenografie beheerst, schrijf je niet letterlijk op wat iemand zegt, maar jouw interpretatie ervan. "Klant wil snellere levering" lijkt duidelijk – maar zei de klant "we hebben snellere levering nodig" (eis) of "het zou mooi zijn als levering sneller kan" (wens)? Dat verschil kan een deal maken of breken.
De cascade van informatieverliezen
Het probleem van geheugenverlies vermenigvuldigt zich exponentieel in organisaties. Stel: Een CEO communiceert een strategische visie aan 8 directors. Elke director heeft zijn eigen interpretatie en herinnering (al 8 verschillende versies). Zij communiceren het door aan 8 team leads (64 versies). Die leads vertellen het aan hun teams (500+ unieke interpretaties).
Het meest verontrustende fenomeen: we kunnen ons dingen herinneren die nooit gebeurd zijn. Elizabeth Loftus toonde dit aan in haar beroemde "lost in the mall" experiment. Ze overtuigde 25% van de deelnemers dat ze als kind verdwaald waren geweest in een winkelcentrum – een gebeurtenis die nooit had plaatsgevonden. In professionele contexten gebeurt dit ook: door suggesties van collega's gaat je brein dit als herinnering construeren.
De oplossing
De wetenschap is helder: voor belangrijke gesprekken kunnen we ons geheugen niet vertrouwen. We hebben externe, objectieve vastlegging nodig. Moderne technologie maakt dit toegankelijk. Tools zoals RecapAI combineren spraakherkenning en AI om gesprekken automatisch vast te leggen en te structureren – compleet met transcripties, samenvattingen en actiepunten.
Dit is geen wantrouwen, maar realisme. We erkennen de beperkingen van ons biologische geheugen en vullen deze aan met technologie. Het resultaat: gesprekken waarbij je volledig aanwezig kunt zijn, wetende dat geen detail verloren gaat. Een organisationeel geheugen dat accuraat, doorzoekbaar en deelbaar is.
Want in een wereld waar informatie de basis is van beslissingen, kunnen we het ons niet veroorloven om 80% te vergeten.