Raadsverslagen direct WOO-toegankelijk
Gemeenteraadsvergaderingen, beleidsoverleg, inspraakavonden en burgerparticipatie automatisch verslaan. WOO-toegankelijk, duurzaam archiveerbaar (PDF/A) en AVG-compliant met EU-hosting.
In het kort
RecapAI ondersteunt gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen met automatische transcriptie van raadsvergaderingen, beleidsoverleg, inspraakavonden en burgerparticipatie-trajecten. Verslaglegging voldoet aan de eisen van de Wet open overheid (WOO) en kan duurzaam geëxporteerd worden naar PDF/A (ISO 19005) voor archivering. Verwerking gebeurt uitsluitend op Europese servers.
Drie scenarios waarvoor de publieke sector RecapAI inzet
Gemeenteraads- en commissievergaderingen
Automatische transcriptie van raads- en commissievergaderingen met sprekerherkenning per fractie of portefeuille. Direct doorzoekbaar voor besluitvorming en moties, exporteerbaar voor het notulen-archief.
Beleidsoverleg en interne sessies
Werksessies, beleidsoverleg en directie-overleggen vastleggen met heldere actiepuntenlijst en samenvatting. Verstevigt besluitkracht en maakt overdracht naar opvolgers eenvoudiger.
Inspraak en burgerparticipatie
Inspraakavonden, hoorzittingen en burgerpanels documenteren in officiële verslagen. Met aandacht voor emotionele inbreng en aantoonbare verwerking in beleid voor WOO-toegankelijkheid.
Compliance voor de publieke context
Overheidsorganen werken onder specifieke wet- en regelgeving rond openbaarheid, archivering en burgerrechten. RecapAI is hierop ingericht.
WOO en openbaarheid
Per Wet open overheid moeten bepaalde documenten actief openbaar gemaakt worden. RecapAI exporteert transcripties en samenvattingen in toegankelijke formaten zodat publicatie op overheid.nl of de gemeentelijke website eenvoudig is.
PDF/A duurzame archivering
Exporteer naar PDF/A (ISO 19005), de standaard voor lange-termijn archivering bij overheidsorganen. Geschikt voor de Archiefwet-bewaartermijnen en duurzame toegankelijkheid.
AVG en bijzondere persoonsgegevens
Burgers die inspraak leveren delen soms gevoelige persoonlijke informatie. RecapAI verwerkt uitsluitend op EU-servers, biedt sprekeranonimisering op verzoek en levert een verwerkersovereenkomst standaard mee.
Audit-trail en bewaartermijnen
Organisatiebreed instelbare retentietermijn, aansluitend op de gemeentelijke selectielijst (vaak 5, 10 of 20 jaar afhankelijk van type document). Volledige audit-trail van wie wanneer toegang had tot een transcriptie.
Hoe het werkt voor jouw gemeente of organisatie
Neem op of upload
Start een opname tijdens een raadsvergadering, inspraakavond of beleidsoverleg. Werkt met fysieke meetings én Microsoft Teams- of Zoom-opnames van hybride bijeenkomsten.
AI verwerkt automatisch
Direct na de opname ontvang je: volledige transcriptie (100%), gedetailleerde samenvatting (20%) en compacte besluiten-/actiepuntenlijst (5%). Sprekerherkenning ondersteunt tot 50 deelnemers.
Archiveer en publiceer
Exporteer naar PDF/A voor het archief, naar tekstformaat voor publicatie op de gemeentewebsite, of integreer met je document management system via API.
Verdiepende artikelen voor de publieke sector
Achtergrondartikelen over WOO, archiefwet, beleidsontwikkeling en burgerparticipatie.
Veelgestelde vragen
Probeer RecapAI in jouw gemeente of publieke organisatie
Gemeenten, provincies en waterschappen verslaan raadsvergaderingen, beleidsoverleg en inspraakavonden automatisch. Boek een demo voor je organisatie of test direct met een opname van je laatste vergadering.