Sector: Overheid & publieke sector
Meer tijd voor de burger, minder voor verslaglegging
Leg raadsvergaderingen, beleidsoverleg, inspraakavonden en burgerparticipatie automatisch vast en laat ze samenvatten. Woo-toegankelijk, duurzaam te archiveren in PDF/A en AVG-compliant, gebouwd door een Nederlandse startup.
Woo-toegankelijkDuurzame archivering in PDF/AAVG-compliantEU-verwerking
In het kort
- Raadsvergaderingen en inspraakavonden direct transcriberen, samenvatten en Woo-toegankelijk publiceren.
- AVG-proof verwerking met verwerkersovereenkomst en export naar PDF/A (ISO 19005) voor duurzame archivering volgens de selectielijst.
- Export naar PDF, Word en platte tekst voor je eigen zaak- of archiefsysteem; centrale bewaartermijn instelbaar in het klantportaal.
Drie scenario's waarvoor de publieke sector RecapAI inzet
Raads- en commissievergaderingen
Automatische transcriptie van raads- en commissievergaderingen, met sprekerherkenning per fractie of portefeuille. Direct doorzoekbaar op besluiten en moties, en te exporteren naar het notulenarchief.
Beleidsoverleg en interne sessies
Leg werksessies, beleidsoverleg en directieoverleg vast, met een heldere samenvatting en actiepuntenlijst. Dat maakt besluiten navolgbaar en de overdracht aan opvolgers eenvoudiger.
Inspraak en burgerparticipatie
Documenteer inspraakavonden, hoorzittingen en burgerpanels in officiële verslagen waarin elke inbreng terug te vinden is. Zo toon je aan hoe reacties in het beleid zijn verwerkt en blijft alles Woo-toegankelijk.
Compliance voor de publieke context
Overheidsorganen werken onder specifieke wet- en regelgeving rond openbaarheid, archivering en burgerrechten. RecapAI is hierop ingericht.
Woo en openbaarheid
De Wet open overheid verplicht overheden bepaalde documenten actief openbaar te maken. RecapAI exporteert de verslagen in toegankelijke formaten, zodat publicatie op overheid.nl of de gemeentelijke website eenvoudig is.
Duurzame archivering in PDF/A
Exporteer naar PDF/A (ISO 19005), de standaard voor langetermijnarchivering bij overheidsorganen. Geschikt voor de bewaartermijnen uit de Archiefwet en voor duurzame toegankelijkheid.
AVG en bijzondere persoonsgegevens
Burgers die inspreken delen soms gevoelige informatie. RecapAI is AVG-compliant ingericht en levert standaard een verwerkersovereenkomst mee. Voor publicatie kun je bij de export namen of sprekerlabels handmatig weglaten.
Centrale bewaartermijn
De organisatiebeheerder stelt in het klantportaal één bewaartermijn in voor alle opnames. Opnames die ouder zijn dan die termijn worden automatisch verwijderd. Voor bewaring volgens de Archiefwet exporteer je verslagen naar je eigen archiefsysteem.
Hoe het werkt voor jouw gemeente of organisatie
Neem op of upload
Start een opname tijdens een raadsvergadering, inspraakavond of beleidsoverleg. Dat werkt bij fysieke bijeenkomsten en met opnames uit Microsoft Teams of Zoom bij hybride sessies.
AI verwerkt automatisch
Direct na de opname krijg je een volledige transcriptie (100%), een uitgebreide samenvatting (20%) en een compacte lijst met besluiten en actiepunten (5%). Sprekerherkenning werkt tot 50 deelnemers.
Archiveer en publiceer
Exporteer naar PDF/A voor het archief, naar platte tekst voor publicatie op de gemeentelijke website, of neem het verslag via PDF of Word op in je zaaksysteem.
Verdiepende artikelen voor de publieke sector
Achtergrondartikelen over Woo, archiefwet, raadsverslaglegging, beleidsontwikkeling en burgerparticipatie.
Veelgestelde vragen
RecapAI versus Amberscript voor overheid en publieke sector
Voor gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen tellen vijf punten het zwaarst: Woo-toegankelijkheid en export volgens de Archiefwet, AVG-proof verwerking met heldere dataclassificatie, sprekerherkenning bij raads- en commissievergaderingen, centraal beheer en logging, en een prijsmodel dat past bij een aanbesteding. Beide aanbieders zijn Nederlands en AVG-compliant.
| Functie | RecapAI | Amberscript |
|---|---|---|
| Woo en Archiefwet | Export naar PDF/A (ISO 19005) voor duurzame archivering en toegankelijke formaten voor actieve openbaarmaking onder de Wet open overheid. | Standaard export naar DOCX, TXT, SRT en VTT, zonder ingebouwde PDF/A; archivering en Woo-publicatie vragen een extra bewerkingsstap. |
| AVG-proof verwerking en dataclassificatie | AVG-proof verwerking met verwerkersovereenkomst en dataminimalisatie via lokale opslag, passend bij de BIO en bij aanbestedingseisen. | Nederlandse aanbieder met ISO 27001-certificering en verwerkersovereenkomst. |
| Sprekerherkenning bij raadsvergaderingen | Automatische sprekerherkenning tot 50 deelnemers, geschikt voor raads- en commissievergaderingen met meerdere fracties. | Standaard sprekerherkenning, het sterkst bij 2 tot 10 sprekers; in een volle raadszaal is vaker handmatige nabewerking nodig. |
| Centraal beheer en governance | Centrale bewaartermijn en gebruikersbeheer in het klantportaal, passend bij een organisatiebrede selectielijst en het informatiebeleid. | Gebruikersbeheer op accountniveau, zonder één klantportaal met een bewaartermijn voor de hele organisatie. |
| Prijsmodel en aanbestedingen | Vast abonnement per gebruiker per maand, voorspelbaar voor meerjarige aanbestedingen en kaderbegrotingen. | Betalen per minuut audio: vanaf ongeveer 8 euro per uur automatisch en 30 euro of meer met menselijke correctie, waardoor de kosten meebewegen met het volume. |
Aan de slag
Probeer RecapAI in jouw gemeente of publieke organisatie
Gemeenten, provincies en waterschappen verslaan raadsvergaderingen, beleidsoverleg en inspraakavonden automatisch. Boek een demo voor je organisatie of test direct met een opname van je laatste vergadering.