Meer tijd voor de burger, minder voor verslaglegging
Gemeenteraadsvergaderingen, beleidsoverleg, inspraakavonden en burgerparticipatie automatisch verslaan. WOO-toegankelijk, duurzaam archiveerbaar (PDF/A) en AVG-compliant met EU-hosting.
In het kort
- Raadsvergaderingen en inspraakavonden direct transcriberen, samenvatten en WOO-toegankelijk publiceren.
- EU-only verwerking met verwerkersovereenkomst en PDF/A export (ISO 19005) voor duurzame archivering volgens selectielijst.
- Maatwerk-integratie met Decos, Verseon en iBabs; centrale bewaartermijn instelbaar via het klantportaal.
Drie scenarios waarvoor de publieke sector RecapAI inzet
Gemeenteraads- en commissievergaderingen
Automatische transcriptie van raads- en commissievergaderingen met sprekerherkenning per fractie of portefeuille. Direct doorzoekbaar voor besluitvorming en moties, exporteerbaar voor het notulen-archief.
Beleidsoverleg en interne sessies
Werksessies, beleidsoverleg en directie-overleggen vastleggen met heldere actiepuntenlijst en samenvatting. Verstevigt besluitkracht en maakt overdracht naar opvolgers eenvoudiger.
Inspraak en burgerparticipatie
Inspraakavonden, hoorzittingen en burgerpanels documenteren in officiële verslagen. Met aandacht voor emotionele inbreng en aantoonbare verwerking in beleid voor WOO-toegankelijkheid.
Compliance voor de publieke context
Overheidsorganen werken onder specifieke wet- en regelgeving rond openbaarheid, archivering en burgerrechten. RecapAI is hierop ingericht.
WOO en openbaarheid
Per Wet open overheid moeten bepaalde documenten actief openbaar gemaakt worden. RecapAI exporteert transcripties en samenvattingen in toegankelijke formaten zodat publicatie op overheid.nl of de gemeentelijke website eenvoudig is.
PDF/A duurzame archivering
Exporteer naar PDF/A (ISO 19005), de standaard voor lange-termijn archivering bij overheidsorganen. Geschikt voor de Archiefwet-bewaartermijnen en duurzame toegankelijkheid.
AVG en bijzondere persoonsgegevens
Burgers die inspraak leveren delen soms gevoelige persoonlijke informatie. RecapAI verwerkt uitsluitend op EU-servers en levert een verwerkersovereenkomst standaard mee. Voor publicatie kunt u namen of sprekerlabels handmatig redigeren bij export.
Centrale bewaartermijn
De organisatiebeheerder stelt in het klantportaal één bewaartermijn in voor alle opnames. Opnames ouder dan die termijn worden automatisch verwijderd. Voor Archiefwet-bewaring exporteert u verslagen naar uw archiefsysteem.
Hoe het werkt voor jouw gemeente of organisatie
Neem op of upload
Start een opname tijdens een raadsvergadering, inspraakavond of beleidsoverleg. Werkt met fysieke meetings én Microsoft Teams- of Zoom-opnames van hybride bijeenkomsten.
AI verwerkt automatisch
Direct na de opname ontvang je: volledige transcriptie (100%), gedetailleerde samenvatting (20%) en compacte besluiten-/actiepuntenlijst (5%). Sprekerherkenning ondersteunt tot 50 deelnemers.
Archiveer en publiceer
Exporteer naar PDF/A voor het archief, naar tekstformaat voor publicatie op de gemeentewebsite, of integreer met je document management system via API.
Verdiepende artikelen voor de publieke sector
Achtergrondartikelen over WOO, archiefwet, raadsverslaglegging, beleidsontwikkeling en burgerparticipatie.
Veelgestelde vragen
RecapAI versus Amberscript voor overheid en publieke sector
Voor gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen wegen WOO-toegankelijkheid en Archiefwet-export, EU-hosting met heldere dataclassificatie, sprekerherkenning bij raads- en commissievergaderingen, audit-log en de aanbestedingsvriendelijkheid van het prijsmodel het zwaarst. Beide aanbieders zijn Nederlands en EU-gehost.
| Functie | RecapAI | Amberscript |
|---|---|---|
| WOO en Archiefwet | Export naar PDF/A (ISO 19005) voor duurzame archivering en toegankelijke formaten voor actieve openbaarmaking onder de Wet open overheid. | Standaard export naar DOCX, TXT, SRT en VTT zonder native PDF/A; archief- en WOO-publicatie vraagt een aanvullende verwerkingsstap. |
| EU-hosting en dataclassificatie | Verwerking uitsluitend op Europese servers met verwerkersovereenkomst en dataminimalisatie via lokale opslag, geschikt voor BIO en aanbestedingseisen. | Verwerking uitsluitend op Europese servers (Amsterdam) met ISO 27001-certificering en verwerkersovereenkomst. |
| Sprekerherkenning bij raadsvergaderingen | Automatische sprekerherkenning tot 50 deelnemers, geschikt voor raads- en commissievergaderingen met meerdere fracties. | Standaard sprekerherkenning, optimaal bij 2 tot 10 sprekers; bij grotere raadszalen is handmatige nabewerking vaker nodig. |
| Audit-log en governance | Centrale bewaartermijn en gebruikersbeheer via het klantportaal, geschikt voor een organisatiebrede selectielijst en informatiebeleid. | Gebruikersbeheer op accountniveau zonder centrale bewaartermijn voor de hele organisatie via één klantportaal. |
| Prijsmodel en aanbestedingen | Vast abonnement per gebruiker per maand, voorspelbaar voor meerjarige aanbestedingen en kaderbegrotingen. | Betalen per minuut audio (vanaf circa 8 euro per uur automatisch, 30 euro of meer met menselijke correctie), afhankelijk van volumeschommelingen. |
Probeer RecapAI in jouw gemeente of publieke organisatie
Gemeenten, provincies en waterschappen verslaan raadsvergaderingen, beleidsoverleg en inspraakavonden automatisch. Boek een demo voor je organisatie of test direct met een opname van je laatste vergadering.