Software voor de Wet open overheid
AI-transcriptie en samenvatting voor raadsvergaderingen, beleidsoverleg en inspraakavonden, automatisch Woo-toegankelijk, met PDF/A-export voor duurzame archivering en uitsluitend Europese verwerking onder de AVG.
In het kort
Woo-software van RecapAI verwerkt audio van raadsvergaderingen, commissies, beleidsoverleg en inspraakavonden tot toegankelijke verslagen die voldoen aan de Wet open overheid. Export naar PDF/A (ISO 19005) sluit aan op de Archiefwet, verwerking gebeurt uitsluitend op Europese servers en een verwerkersovereenkomst is standaard. Gebruikt door gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen.
Drie Woo-toepassingen waarvoor de overheid RecapAI inzet
Raadsvergaderingen actief openbaar maken
Automatische transcriptie en samenvatting van raads- en commissievergaderingen met sprekerherkenning. Verslagen zijn direct doorzoekbaar, exporteerbaar naar pdf, Word en PDF/A, en geschikt voor publicatie op overheid.nl of de gemeentelijke website.
Beleidsoverleg met Woo-verzoek-bestendig archief
Werksessies, beleidsoverleg en directie-overleggen vastleggen met actiepuntenlijst en samenvatting. Exporteer verslagen naar PDF/A voor archivering buiten RecapAI, conform uw Woo- en archiefbeleid.
Inspraak en burgerparticipatie documenteren
Inspraakavonden, hoorzittingen en burgerpanels vastleggen in officiële verslagen met aandacht voor emotionele inbreng. Voor publicatie kunt u namen of sprekerlabels handmatig redigeren bij export.
Wat Woo-software van RecapAI specifiek dekt
De Wet open overheid stelt strenge eisen aan actieve openbaarmaking, archivering en herleidbaarheid van bestuurlijke documenten. RecapAI dekt deze eisen technisch; uw organisatie houdt de juridische verantwoordelijkheid.
Actieve openbaarmaking (Woo art. 3)
Verslagen worden direct beschikbaar gesteld in toegankelijke formaten (pdf, Word, tekst, PDF/A). Vergader-metadata zoals datum, sprekers en agendapunten zijn machineleesbaar zodat publicatie op overheid.nl of de eigen website eenvoudig is.
Duurzame archivering volgens de Archiefwet (PDF/A, ISO 19005)
Export naar PDF/A is de Nederlandse standaard voor lange-termijn archivering. De verslagen blijven leesbaar en doorzoekbaar voor de wettelijke bewaartermijnen, vaak permanent voor raadsverslagen.
AVG en bijzondere persoonsgegevens
Verwerking uitsluitend op Europese servers, geen modeltraining op klantdata. Een verwerkersovereenkomst is standaard onderdeel van zakelijke contracten.
Centrale bewaartermijn en export
De organisatiebeheerder stelt in het klantportaal één bewaartermijn in voor alle opnames. Voor langere Archiefwet-bewaring exporteert u verslagen naar PDF/A en slaat u ze op in uw archiefsysteem.
Zo werkt Woo-software van RecapAI
Opnemen of uploaden
Start een opname tijdens een raadsvergadering, inspraakavond of beleidsoverleg. Werkt met fysieke meetings én met Microsoft Teams- of Zoom-opnames van hybride bijeenkomsten.
Automatische verwerking
Binnen minuten levert RecapAI een volledige transcriptie, een samenvatting van ongeveer 20 procent en een compacte besluiten- en actiepuntenlijst van 5 procent. Sprekerherkenning werkt tot vijftig deelnemers.
Publiceren of archiveren
Exporteer naar PDF/A voor het archief, naar tekst of pdf voor publicatie op de gemeentelijke website, of integreer via de API met systemen als Decos, Verseon of iBabs.
Verdieping over de Wet open overheid en archivering
Achtergrondartikelen over Woo, archiefwet en bestuurlijke verslaglegging.
Veelgestelde vragen
Probeer Woo-software van RecapAI in uw gemeente
Boek een demo voor uw bestuurlijke organisatie of test direct met een opname van een raadsvergadering of beleidsoverleg.