Woo-software voor de Nederlandse overheid
Software voor de Wet open overheid
AI-transcriptie en samenvatting voor raadsvergaderingen, beleidsoverleg en inspraakavonden. De verslagen zijn direct Woo-toegankelijk en exporteerbaar naar PDF/A voor duurzame archivering. Alle verwerking vindt binnen Europa plaats, onder de AVG.
Woo-conformPDF/A-archivering (ISO 19005)AVG-proof verwerkingStandaard verwerkersovereenkomst
In het kort
Woo-software van RecapAI verwerkt audio van raadsvergaderingen, commissies, beleidsoverleg en inspraakavonden tot toegankelijke verslagen die voldoen aan de Wet open overheid. De export naar PDF/A (ISO 19005) sluit aan op de Archiefwet. RecapAI is gebouwd door een Nederlandse startup en voldoet aan Nederlandse en Europese privacyregels; een verwerkersovereenkomst hoort standaard bij het contract. In gebruik bij gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen.
Drie Woo-toepassingen waarvoor de overheid RecapAI inzet
Raadsvergaderingen actief openbaar maken
Automatische transcriptie en samenvatting van raads- en commissievergaderingen, inclusief sprekerherkenning. De verslagen zijn direct doorzoekbaar, exporteerbaar naar PDF, Word en PDF/A en geschikt voor publicatie op overheid.nl of de gemeentelijke website.
Beleidsoverleg vastleggen voor Woo-verzoeken
Leg werksessies, beleidsoverleg en directieoverleg vast, met samenvatting en actiepuntenlijst. Exporteer de verslagen naar PDF/A om ze buiten RecapAI te archiveren, volgens uw eigen Woo- en archiefbeleid.
Inspraak en burgerparticipatie documenteren
Leg inspraakavonden, hoorzittingen en burgerpanels vast in officiële verslagen waarin elke inbreng terug te vinden is. Voor publicatie kunt u bij de export namen of sprekerlabels handmatig aanpassen.
Wat Woo-software van RecapAI specifiek dekt
De Wet open overheid stelt strenge eisen aan actieve openbaarmaking, archivering en herleidbaarheid van bestuurlijke documenten. RecapAI dekt deze eisen technisch; uw organisatie houdt de juridische verantwoordelijkheid.
Actieve openbaarmaking (Woo art. 3)
Verslagen komen direct beschikbaar in toegankelijke formaten: PDF, Word, platte tekst en PDF/A. Metadata van de vergadering, zoals datum, sprekers en agendapunten, is machineleesbaar, waardoor publicatie op overheid.nl of de eigen website eenvoudig is.
Duurzame archivering volgens de Archiefwet (PDF/A, ISO 19005)
PDF/A is de Nederlandse standaard voor langetermijnarchivering. De verslagen blijven leesbaar en doorzoekbaar gedurende de wettelijke bewaartermijnen, die voor raadsverslagen vaak permanent zijn.
AVG en bijzondere persoonsgegevens
AVG-proof verwerking door een Nederlandse startup, zonder modeltraining op klantgegevens. Een verwerkersovereenkomst hoort standaard bij zakelijke contracten.
Centrale bewaartermijn en export
De organisatiebeheerder stelt in het klantportaal één bewaartermijn in voor alle opnames. Moet u langer bewaren volgens de Archiefwet, dan exporteert u de verslagen naar PDF/A en slaat u ze op in uw eigen archiefsysteem.
Zo werkt Woo-software van RecapAI
Opnemen of uploaden
Start een opname tijdens een raadsvergadering, inspraakavond of beleidsoverleg. Dat werkt bij fysieke bijeenkomsten en met opnames uit Microsoft Teams of Zoom bij hybride sessies.
Automatische verwerking
Binnen enkele minuten levert RecapAI een volledige transcriptie, een samenvatting van ongeveer 20 procent van de lengte en een compacte lijst met besluiten en actiepunten van 5 procent. Sprekerherkenning werkt tot vijftig deelnemers.
Publiceren of archiveren
Exporteer naar PDF/A voor het archief, naar tekst of PDF voor publicatie op de gemeentelijke website, of voeg het verslag toe aan systemen als Decos, Verseon of iBabs.
Verdieping over de Wet open overheid en archivering
Achtergrondartikelen over Woo, archiefwet en bestuurlijke verslaglegging.
Veelgestelde vragen
Aan de slag
Probeer Woo-software van RecapAI in uw gemeente
Boek een demo voor uw bestuurlijke organisatie of test direct met een opname van een raadsvergadering of beleidsoverleg.