vs

RecapAI versus Otter.ai

Otter.ai is een Amerikaans bedrijf dat data verwerkt in AWS-regio's in de Verenigde Staten. Onder de Amerikaanse CLOUD Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act, 2018) kunnen Amerikaanse autoriteiten toegang vorderen tot data die door een Amerikaans bedrijf wordt verwerkt, ook als die data fysiek buiten de VS staat. Voor organisaties met gevoelige inhoud zoals cliëntgesprekken bij advocaten, patiëntinformatie in de zorg, of bestuurlijke overleggen bij de overheid vormt dat een juridisch risico dat niet kan worden weggecontracteerd.

RecapAI is een Nederlandse B.V. die uitsluitend op Europese servers verwerkt en valt onder Nederlands en Europees recht. Een Amerikaans toegangsverzoek zonder rechtshulpverdrag heeft hier geen werking. Voor sectoren met bewaartermijnen of beroepsgeheim is dat het verschil tussen "AVG-papierwerk in orde" en "feitelijk veilig".

Otter.ai werd primair gebouwd voor de Engelstalige zakelijke markt. Het model is in 2024 uitgebreid met Nederlandse ondersteuning, maar de trainingsbasis is voornamelijk Engelstalig. In de praktijk loopt de nauwkeurigheid op Nederlandse zakelijke gesprekken duidelijk lager dan op Engelse, vooral bij regionale accenten, vakjargon en het wisselen tussen Engelse termen en Nederlandse zinsbouw.

RecapAI is van begin af aan getraind op meer dan 100.000 uur Nederlandstalige zakelijke gesprekken inclusief juridisch, medisch en bestuurlijk jargon, en is getest op accenten uit Brabant, Limburg, Vlaanderen en de Randstad. Voor sectoren waar één verkeerd verstaan woord juridische of medische gevolgen heeft, is dat verschil voelbaar in iedere transcriptie.

De Business-tier van Otter.ai biedt een verwerkersovereenkomst en opt-out van modeltraining, maar pas vanaf circa $30 per gebruiker per maand. Voor kleinere advocatenkantoren, GGZ-praktijken of gemeentelijke afdelingen met enkele tot tientallen gebruikers betekent dat zowel een hogere kostenpost als een contractueel proces dat onderhouden moet worden.

RecapAI levert de verwerkersovereenkomst standaard mee, ongeacht het abonnement. Dataminimalisatie en centrale bewaartermijnen via het klantportaal zijn ingebouwd in plaats van bijgekocht. Voor de Nederlandse zorg sluit dit aan op de NEN-7510-eisen; voor de overheid op de Wet open overheid en de Archiefwet.

Een internationale AI-tool levert een generieke transcriptie en samenvatting. Voor de meeste Nederlandse organisaties is dat het beginpunt, niet het eindpunt: het verslag moet vervolgens worden overgezet in een DMS, een cliëntdossier of een eigen template. Die handmatige overzetstap kost vaak meer tijd dan de transcriptie zelf opleverde.

RecapAI biedt maatwerk-koppelingen met jullie bestaande systemen. Output kan direct worden afgestemd op jullie eigen formaten, relevante context uit jullie datasystemen kan worden meegenomen in de samenvatting, en het resultaat landt in één keer in het juiste veld of dossier. Voor organisaties die dagelijks tientallen verslagen verwerken levert dat een aanzienlijke productiviteitswinst op vergeleken met een standaard internationale oplossing.