Jouw privacy en instellingen
RecapAI is ontworpen volgens het principe van privacy by design: standaard blijven al je gegevens lokaal op je apparaat, zodat jij maximale controle houdt over je data. Wanneer cloudsynchronisatie is ingeschakeld, worden gegevens versleuteld opgeslagen op beveiligde servers binnen de EU, conform de AVG.
Organisatie-instellingen
Er zijn vier organisatie-instellingen die direct invloed hebben op hoe jij RecapAI gebruikt. Deze worden centraal voor je organisatie beheerd. Hieronder zie je per instelling wat het voor jou betekent.
| Instelling | Aan | Uit | Standaard |
|---|---|---|---|
| Cloudsynchronisatie | Bestanden synchroniseren automatisch tussen je apparaten en er is back-up op beveiligde servers in de EU. Bij uitschakeling worden de gegevens van de servers verwijderd; lokale kopieën op je apparaten blijven behouden. | Opnames en bestanden blijven lokaal op je apparaat. Je wisselt zelf data uit tussen apparaten en zorgt zelf voor back-ups. | Uit |
| Opnamen automatisch verwijderen | Opnames ouder dan de ingestelde bewaartermijn worden definitief verwijderd. Dit is niet terug te draaien. | Jij bepaalt zelf hoe lang opnames bewaard blijven. Er is geen automatische verwijdering. | Uit |
| Automatisch inloggen | Na inloggen blijf je op dat apparaat aangemeld. De beveiliging van je organisatie blijft van toepassing. | Na het afsluiten van de app moet je opnieuw inloggen. | Aan |
| Resultaten per e-mail | Je krijgt resultaten ook per e-mail wanneer ze klaar zijn, naast de weergave in de app. | Je ziet resultaten alleen in de app. | Aan |
Cloudsynchronisatie en resultaten per e-mail bepalen ook of Deel met collega beschikbaar is. Staan beide uit, dan verdwijnt die optie uit het menu. Zie delen met een collega.
Toestemming bij het opnemen
Wanneer je een gesprek opneemt met RecapAI, is het jouw verantwoordelijkheid om je gesprekspartner(s) hierover te informeren. Afhankelijk van de situatie, denk aan een klantgesprek, functioneringsgesprek of teamoverleg, gelden verschillende regels vanuit de AVG en het arbeidsrecht. Zorg er altijd voor dat alle deelnemers weten dat het gesprek wordt opgenomen en waarvoor de opname wordt gebruikt. Deel desgewenst Info gesprekspartners als uitleg voor wie meedoet aan het gesprek.
Inloggen en accountbeveiliging
Je logt in met Google, Microsoft of via een e-mail inloglink (zonder wachtwoord). Kies je voor Google of Microsoft, dan profiteer je automatisch van de beveiliging van die aanbieder, zoals tweestapsverificatie. Je hoeft dus geen apart wachtwoord te onthouden voor RecapAI.
Gegevens verwijderen
Je hebt volledige controle over je eigen gegevens. Per opname zijn er twee verwijderopties:
- Audio-opname én resultaten verwijderen: kies verwijderen via Opties op de kaart in je Collectie. De audio, alle resultaten en de chat verdwijnen. De opname staat daarna niet meer in je Collectie.
- Alleen resultaten verwijderen: open het menu (⋮) in het resultatenscherm en kies verwijderen. Transcriptie, samenvatting, hoogtepunten, eventueel sjabloonresultaat en de chat worden gewist. De audio-opname blijft in je Collectie, zodat je opnieuw kunt Verwerken.
Daarnaast:
- Alle opnames wissen: ga naar Instellingen → Verwijder alle opnames.
- Account verwijderen: neem contact op met je organisatiebeheerder.
Let op: verwijdering is altijd definitief. Er is geen prullenbak. Is Opnamen automatisch verwijderen ingeschakeld voor je organisatie, dan worden opnames na de ingestelde termijn ook automatisch en definitief verwijderd.
Veelgestelde vragen
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Worden mijn opnames gebruikt voor AI-training? | Nee. RecapAI gebruikt jouw data nooit voor het trainen van modellen. |
| Wie kan mijn opnames zien? | Alleen jijzelf, via je zakelijke account. Deel je een opname met een collega in dezelfde organisatie, dan kan die collega de gedeelde kopie of de e-mail met resultaten zien. Subcollecties zijn persoonlijk en gaan niet mee naar de ontvanger. |
| Hoe lang worden mijn opnames bewaard? | Dat hangt af van de organisatie-instelling. Zonder automatisch verwijderen bepaal jij zelf wanneer je opnames verwijdert. Met automatisch verwijderen geldt de centraal ingestelde termijn. |
| Kan ik de organisatie-instellingen zelf aanpassen? | Nee, deze worden centraal beheerd. Heb je vragen over een specifieke instelling, neem dan contact op met je organisatie. |
| Kan RecapAI onze eigen sjablonen en schrijfstijl gebruiken? | Ja. Via maatwerk kan je organisatie eigen sjablonen, een eigen schrijfstijl en extra resultaat-opties laten inrichten. Die verschijnen in het Verwerken-scherm. Daarmee sluit RecapAI beter aan op jullie werkwijze en neemt de productiviteit verder toe. Wil je dit voor jouw organisatie? Boek een demo. |
| Wanneer kan ik niet delen? | Als je organisatie zowel cloudsynchronisatie als resultaten per e-mail heeft uitgeschakeld, is Deel met collega niet beschikbaar. |
Je hebt de serie voltooid
Je kent nu de vier pijlers van effectief gebruik van RecapAI: kwalitatief goede opnames maken (inclusief sprekers en sjablonen), resultaten begrijpen en exporteren, chat, collectie en delen inzetten, en weten hoe privacy en beveiliging jouw gebruik ondersteunen. Heb je vragen of loop je ergens tegenaan? Ons supportteam helpt je graag verder.