Chat-functie
Nadat je het resultaat hebt ontvangen, kun je dit verder verfijnen via de Chat-tab. Stel gerichte vragen over je opname en krijg antwoorden die direct uit de transcriptie of samenvatting worden gehaald. Je opent de chat via het chatpictogram naast je opname in de Collectie, of vanuit een resultaatscherm. De chat heeft altijd betrekking op één specifieke opname.
RecapAI is geen algemene chatbot zoals ChatGPT, maar een assistent die specifiek werkt met de inhoud van jouw opname. Het kan zeer lange transcripties verwerken (tot 10 uur audio) en is geoptimaliseerd voor samenvattingen, actiepunten en andere gespreksuitkomsten. Je kunt ook aanvullende informatie meegeven in je vraag voor meer op maat gemaakte resultaten.
Een vraag stellen
Typ je vraag in het invoerveld onderaan het scherm en druk op verzenden. RecapAI doorzoekt de volledige transcriptie en formuleert een antwoord. Enkele voorbeeldvragen:
- "Vat de bezwaren van de klant samen in maximaal vijf punten, met een korte toelichting per punt op basis van wat er in het gesprek werd gezegd."
- "Schrijf een korte e-mail gericht aan de gesprekspartner, met de genomen besluiten en afgesproken vervolgstappen."
- "Gebruik de transcriptie en de volgende achtergrondinformatie over klant X om te komen tot een voortgangsrapportage: (plak hier je achtergrondinformatie)."
Het antwoord verschijnt direct onder je vraag, meestal binnen 10 tot 60 seconden. Antwoorden krijgen automatisch tekstopmaak met titels, paragrafen, lijstjes en tabellen. Via de knoppen naast het antwoord kun je het kopiëren of exporteren als Word-bestand.
Effectieve vragen schrijven
Een goede vraag is specifiek, heeft context en is resultaatgericht. Gebruik deze structuur als leidraad:
[Wat je wilt] + [Context] + [Formaat of lengte]
Minder effectief:
"Geef me een samenvatting."
Effectiever:
"Schrijf een samenvatting van maximaal 150 woorden voor een manager die het gesprek niet heeft bijgewoond. Focus op besluiten en acties."
Niveaus van specificiteit
| Niveau | Voorbeeld |
|---|---|
| Laag | "Wat werd er besproken?" |
| Middel | "Geef de drie hoofdonderwerpen met elk twee opsommingspunten." |
| Hoog | "Maak een tabel van alle actiepunten met kolommen: Actie, Eigenaar, Deadline en Prioriteit. Voeg daaronder een korte samenvatting toe van de drie belangrijkste besluiten en hoe deze tot stand zijn gekomen." |
Stel één vraag per keer voor de meest gerichte antwoorden. Niet tevreden? Verfijn: "Doe hetzelfde maar in een formele toon" of "Voeg ook de verantwoordelijke persoon toe."
Sjablonen: één keer instellen, altijd hergebruiken
Voor terugkerende gesprekstypen zoals intakes, evaluaties en verkoopgesprekken zijn sjablonen een grote tijdsbesparing. Een sjabloon is een vaste vraag of instructie die je met één tik toepast op elke opname.
RecapAI levert een aantal standaard voorbeeldvragen mee. Daarnaast kun je eigen sjablonen aanmaken.
Een eigen sjabloon aanmaken
- Open de chat van een opname.
- Klik op het + pictogram naast het invoerveld.
- Typ je vraag of instructie (maximaal 2000 tekens).
- Sla op. Het sjabloon is nu beschikbaar voor alle opnames.
Een sjabloon toepassen
- Open de chat van een opname.
- Tik op het gewenste sjabloon in de sjablonenbalk.
- De vraag wordt automatisch ingevuld; klik daarna op Verzenden.
Sjablonen beheren
- Bewerken: klik op het bewerk-icoon om een sjabloon aan te passen.
- Verwijderen: verwijder via het bewerkmenu.
- Standaard herstellen: als je de meegeleverde voorbeeldvragen hebt verwijderd, kun je ze herstellen via Standaardvragen herstellen.
Sjablonen worden opgeslagen in je account en zijn beschikbaar op alle apparaten.
Exporteren en chatgeschiedenis
Een antwoord uit de chat exporteer je direct als Word-document of via de exportknop rechtsonderaan het antwoord.
| Formaat | Gebruik |
|---|---|
| Word (.docx) | Opgemaakt document, direct bewerkbaar |
| Markdown (.md) | Licht opgemaakt tekstformaat dat veel apps herkennen (zoals Notion) |
| Tekstbestand (.txt) | Platte tekst zonder opmaak, geschikt voor ieder systeem |
| Kopiëren naar klembord | Snel plakken in e-mail, chat of notitie-app |
Alle vragen en antwoorden worden bewaard als chatgeschiedenis. Je kunt eerder gestelde vragen teruglezen en antwoorden opnieuw exporteren. Wil je opnieuw beginnen? Verwijder de chat via Verwijder chat in het Opties-menu. Een lange gespreksgeschiedenis wordt automatisch samengevat, dus opnieuw starten kan soms nuttig zijn.
De Collectie: je centrale archief
De tab Collectie is het overzicht van al je opnames. Opnames zijn gegroepeerd op datum en worden weergegeven als kaarten met:
- Titel en opnamedatum
- Duur en bestandsgrootte
- Taal met vlagpictogram
- Aantal sprekers
- Status: Transcribeer (nog niet verwerkt), Verwerken... (bezig) of Transcriptie (klaar)
Sorteren
Via Sorteren op bepaal je de volgorde van je collectie:
| Sorteeroptie | Gebruik |
|---|---|
| Nieuwste eerst | Standaard; meest recente opnames bovenaan |
| Oudste eerst | Voor chronologisch terugkijken |
| Favoriet | Gemarkeerde opnames bovenaan |
| Heeft transcriptie | Verwerkte opnames bovenaan |
| Heeft chatgesprek | Opnames met chatgeschiedenis bovenaan |
| Verwerking | Actieve verwerkingen bovenaan |
Favorieten
Markeer een opname als favoriet via het sterretje op de kaart. Gebruik dit voor opnames die je regelmatig raadpleegt.
Efficiënt werken per gesprekstype
- Klantgesprek: geef de opname een herkenbare naam (Klantintake – Bedrijfsnaam – Datum), kies een sjabloon voor je verkooprapport en plak de actiepunten rechtstreeks in je opvolg-e-mail. Zo houd je je CRM up-to-date zonder extra werk.
- Vergadering: hernoem niet herkende sprekers in de transcriptie (zie resultaten verwerken), gebruik de chatfunctie om notulen te genereren op basis van jouw organisatiesjabloon en exporteer het resultaat naar Word als definitieve notulen.
- Intake of consult: Kies een SOAP- of intakesjabloon dat aansluit op je dossierindeling en exporteer de uitkomst naar je cliëntdossier.
Opnames terugvinden
Gebruik de sorteeropties om snel de juiste opname te vinden. Een consistente naamgeving maakt dit nog makkelijker:
[Type] – [Naam/Project] – [Datum]
Voorbeelden:
Intake – Jan de Vries – 2024-03-15
Vergadering – Projectteam Alpha – 2024-03-20
Verkoopgesprek – Bedrijf XYZ – 2024-03-22
Volgende stap
Je hebt geleerd hoe je de chatfunctie en sjablonen inzet in je dagelijkse werkwijze. In het laatste artikel leer je over privacy en beveiliging: hoe RecapAI omgaat met je data en welke instellingen je beheerder kan regelen.