Sjabloon bij verwerken, vragen in de chat
In RecapAI kom je twee dingen tegen die allebei een vaste instructie lijken. Ze werken op een ander moment en doen iets anders.
Een verwerkingssjabloon kies je in het Verwerken-scherm. RecapAI gebruikt die instructie tijdens de verwerking en maakt er een extra resultaat van, specifiek voor deze opname, bijvoorbeeld vergadernotulen. Dat document verschijnt als extra tab, links van Transcriptie. Zie opnames maken.
Opgeslagen chatvragen gebruik je pas nadat de resultaten klaar zijn. Onder Vragen in de chat bewaar je instructies die je vaker nodig hebt, zoals een e-mail of een actielijst. Met één tik vul je die vraag in; RecapAI antwoordt op basis van de resultaten van die opname.
| In de app | Wanneer | Wat het oplevert |
|---|---|---|
| Sjabloon in het Verwerken-scherm | Bij het verwerken | Een extra resultaat voor deze opname |
| Vragen in de chat | Na de verwerking | Een chatantwoord dat je per opname opnieuw kunt stellen |
Kies het sjabloon als je altijd hetzelfde type document wilt. Gebruik opgeslagen chatvragen voor vervolgvragen en terugkerend werk op bestaande resultaten.
Chat-functie
Nadat de resultaten klaar zijn, kun je in de Chat verder vragen stellen over deze opname. De chat heeft toegang tot alle resultaten van die opname (transcriptie, samenvatting, hoogtepunten en eventueel het extra sjabloonresultaat) en tot context die je zelf toevoegt. Op basis daarvan formuleert RecapAI een antwoord.
Je opent de chat via het chatpictogram naast je opname in de Collectie, of via de chatknop rechtsonder in een resultatenscherm. De chat gaat altijd over één specifieke opname. RecapAI is geen algemene chatbot zoals ChatGPT, maar een assistent op de inhoud van jouw opname. Het kan zeer lange transcripties verwerken (tot 10 uur audio). Onder het invoerveld staan twee knoppen: Vragen (opgeslagen chatvragen) en Context.
Een vraag stellen
Typ je vraag in het invoerveld onderaan het scherm en druk op verzenden. RecapAI gebruikt de resultaten van deze opname en eventueel toegevoegde context, en formuleert daaruit een antwoord.
Enkele voorbeeldvragen:
- "Vat de bezwaren van de klant samen in maximaal vijf punten, met een korte toelichting per punt op basis van wat er in het gesprek werd gezegd."
- "Schrijf een korte e-mail gericht aan de gesprekspartner, met de genomen besluiten en afgesproken vervolgstappen."
- "Gebruik de resultaten en de volgende achtergrondinformatie over klant X om te komen tot een voortgangsrapportage: (plak hier je achtergrondinformatie)."
Het antwoord verschijnt direct onder je vraag, meestal binnen 10 tot 60 seconden. Antwoorden krijgen automatisch tekstopmaak met titels, paragrafen, lijstjes en tabellen. Via de knoppen naast het antwoord kun je het kopiëren of exporteren als Word-bestand.
Effectieve vragen schrijven
Een goede vraag is specifiek, heeft context en is resultaatgericht. Gebruik deze structuur als leidraad:
[Wat je wilt] + [Context] + [Formaat of lengte]
Minder effectief:
"Geef me een samenvatting."
Effectiever:
"Schrijf een samenvatting van maximaal 150 woorden voor een manager die het gesprek niet heeft bijgewoond. Focus op besluiten en acties."
Niveaus van specificiteit
| Niveau | Voorbeeld |
|---|---|
| Laag | "Wat werd er besproken?" |
| Middel | "Geef de drie hoofdonderwerpen met elk twee opsommingspunten." |
| Hoog | "Maak een tabel van alle actiepunten met kolommen: Actie, Eigenaar, Deadline en Prioriteit. Voeg daaronder een korte samenvatting toe van de drie belangrijkste besluiten en hoe deze tot stand zijn gekomen." |
Stel één vraag per keer voor de meest gerichte antwoorden. Niet tevreden? Verfijn: "Doe hetzelfde maar in een formele toon" of "Voeg ook de verantwoordelijke persoon toe."
Opgeslagen vragen (knop Vragen)
Voor terugkerende taken bewaar je vragen onder Vragen. Dat zijn opgeslagen chatvragen, geen verwerkingssjabloon. Het zijn vaste instructies die je met één tik toepast nadat de opname is verwerkt. RecapAI levert een aantal standaardvragen mee; daarnaast kun je eigen vragen aanmaken.
Een eigen vraag opslaan
- Open de chat van een opname.
- Klik op Vragen.
- Typ je vraag of instructie en sla op. De vraag is nu beschikbaar voor alle opnames.
Een opgeslagen vraag toepassen
- Open de chat van een opname.
- Open Vragen en tik op de gewenste vraag.
- De tekst wordt ingevuld; klik daarna op Verzenden.
Vragen beheren
- Bewerken: pas een opgeslagen vraag aan via het bewerk-icoon.
- Verwijderen: verwijder via het bewerkmenu.
- Standaard herstellen: als je de meegeleverde voorbeeldvragen hebt verwijderd, kun je ze herstellen via Standaardvragen herstellen.
Opgeslagen vragen staan in je account en zijn beschikbaar op alle apparaten.
Extra context (knop Context)
Wil je dat RecapAI bij het antwoorden ook andere bronnen meeneemt? Open Context en voeg toe:
- Andere opnames waarvan al een resultaat is (samenvatting of sjabloondocument). De picker groepeert ze per subcollectie.
- Word-documenten (
.docx), bijvoorbeeld een agenda of achtergrondnotitie.
Geselecteerde items verschijnen als pills boven het invoerveld. In het contextdialoog zie je hoeveel ruimte er nog is. Context geldt alleen voor deze chatsessie: wissel je van opname of sluit je de chat, dan wordt de extra context gewist. De chatgeschiedenis zelf blijft bewaard.
Exporteren en chatgeschiedenis
Een antwoord uit de chat exporteer je direct als Word-document of via de exportknop rechtsonderaan het antwoord.
| Formaat | Gebruik |
|---|---|
| Word (.docx) | Opgemaakt document, direct bewerkbaar |
| Markdown (.md) | Licht opgemaakt tekstformaat dat veel apps herkennen (zoals Notion) |
| Tekstbestand (.txt) | Platte tekst zonder opmaak, geschikt voor ieder systeem |
| Kopiëren naar klembord | Snel plakken in e-mail, chat of notitie-app |
Alle vragen en antwoorden worden bewaard als chatgeschiedenis. Je kunt eerder gestelde vragen teruglezen en antwoorden opnieuw exporteren. Wil je opnieuw beginnen? Verwijder de chat via Verwijder chat in het Opties-menu. Een lange gespreksgeschiedenis wordt automatisch samengevat, dus opnieuw starten kan soms nuttig zijn.
De Collectie: je centrale archief
De tab Collectie is het overzicht van al je opnames. Opnames zijn gegroepeerd op datum (of in een subcollectie) en worden weergegeven als kaarten met:
- Titel en opnamedatum
- Duur en bestandsgrootte
- Taal met vlagpictogram
- Aantal sprekers
- Status: Verwerken (nog niet verwerkt; jij start dit zelf), Verwerken... (bezig) of Resultaten (klaar)
Subcollecties
Groepeer opnames per onderwerp, bijvoorbeeld Teamoverleg of Klant X.
- Open Opties op een kaart en kies Subcollectie, of tik op de subcollectie-pill op de kaart.
- Kies Geen, een bestaande groep, of Maak nieuwe subcollectie (naam + kleur).
- In het raster staan eerst de subcollecties (gesorteerd op naam), daaronder de ongegroepeerde opnames op datum.
Tik op de header-pill van een groep om de naam of kleur te wijzigen, of de groep te verwijderen. De opnames blijven staan en worden weer ongegroepeerd. Subcollecties synchroniseren tussen je eigen apparaten. Bij delen met een collega gaat de groepering niet mee.
Sorteren
Via Sorteren op bepaal je de volgorde van je collectie:
| Sorteeroptie | Gebruik |
|---|---|
| Nieuwste eerst | Standaard; meest recente opnames bovenaan |
| Oudste eerst | Voor chronologisch terugkijken |
| Favoriet | Gemarkeerde opnames bovenaan |
| Heeft transcriptie | Verwerkte opnames bovenaan |
| Heeft chatgesprek | Opnames met chatgeschiedenis bovenaan |
| Verwerking | Actieve verwerkingen bovenaan |
Favorieten
Markeer een opname als favoriet via het sterretje op de kaart. Gebruik dit voor opnames die je regelmatig raadpleegt.
Delen met een collega
Via Deel met collega in het Collectie-menu of het resultaatmenu stuur je een opname naar iemand in dezelfde organisatie. Het menu is alleen zichtbaar als je organisatie cloudsynchronisatie en/of resultaten per e-mail heeft ingeschakeld.
- De ontvanger krijgt altijd een notificatie per e-mail.
- Met cloudsynchronisatie verschijnt de opname ook in de Collectie van de collega, met een titel zoals Vergadering (gedeeld door Jan Jansen op 18 jul. 2026).
- Word-bijlagen in die e-mail hangen af van de organisatie: optioneel (standaard uit) als cloud én e-mailresultaten aan staan; standaard aan als alleen e-mailresultaten aan staan; niet beschikbaar als resultaten per e-mail uit staan.
Zie je een collega niet in de lijst? Vraag diegene om een licentie via de organisatiebeheerder. Meer over wie wat mag zien staat in privacy en beveiliging.
Efficiënt werken per gesprekstype
- Klantgesprek: geef de opname een herkenbare naam (Klantintake – Bedrijfsnaam – Datum), kies in het Verwerken-scherm een passend sjabloon en plak de actiepunten rechtstreeks in je opvolg-e-mail. Zo houd je je CRM up-to-date zonder extra werk.
- Vergadering: benoem sprekers in de opname-wizard, kies in het Verwerken-scherm een notulensjabloon (standaard of van je organisatie) en exporteer het sjabloonresultaat van deze opname naar Word. Hernoem zo nodig sprekers in de transcriptie (zie resultaten verwerken).
- Intake of consult: kies in het Verwerken-scherm een SOAP- of intakesjabloon dat aansluit op je dossierindeling, of het maatwerksjabloon van je organisatie, en exporteer de uitkomst naar je cliëntdossier.
Opnames terugvinden
Gebruik subcollecties en sorteeropties om snel de juiste opname te vinden. Een consistente naamgeving maakt dit nog makkelijker:
[Type] – [Naam/Project] – [Datum]
Voorbeelden:
Intake – Jan de Vries – 2024-03-15
Vergadering – Projectteam Alpha – 2024-03-20
Verkoopgesprek – Bedrijf XYZ – 2024-03-22
Volgende stap
Je hebt geleerd hoe je chat, extra context, subcollecties en delen inzet. In het laatste artikel leer je over privacy en beveiliging: hoe RecapAI omgaat met je data en welke instellingen je beheerder kan regelen.