Waarom opnamekwaliteit het verschil maakt
RecapAI zet je gesprek automatisch om in een transcriptie, samenvatting en hoogtepunten. De kwaliteit van dat eindresultaat hangt van twee dingen af: de audiokwaliteit (heldere opname, weinig achtergrondgeluid) en de structuur van het gesprek (wie zegt wat, duidelijke afronding van onderwerpen). Een goede microfoon en rustige ruimte leggen de basis; bewust spreekgedrag maakt het verschil.
Drie gewoontes die direct effect hebben:
- Spreek niet door elkaar heen. Wacht tot de ander uitgesproken is. Dat bevordert een prettige vergadering én zorgt voor een nauwkeurige sprekerindeling en een leesbaarder transcript.
- Introduceer jezelf en anderen bij naam en rol. Bijvoorbeeld: "Ik ben Jan, accountmanager. Dit is Marie, projectleider bij de klant." Zo kan RecapAI stemmen aan namen koppelen.
- Herhaal tussentijdse conclusies en agendapunten. Benoem kort wat er besloten of afgerond is voordat je verdergaat. Dat verbetert de kwaliteit van de samenvatting en hoogtepunten. Eindconclusies of vervolgstappen zijn nuttig om duidelijk te markeren aan het einde van je gesprek.
Fysiek, hybride of online gesprek?
De beste opnameaanpak hangt af van het type gesprek.
- Fysiek gesprek: Gebruik de RecapAI-app om direct op te nemen. Plaats je apparaat centraal tussen de sprekers en kies een goede microfoon. Zorg voor een rustige ruimte.
- Online gesprek (Teams, Google Meet, Zoom): Neem op via de ingebouwde opnamefunctie van de vergaderapp zelf. Die heeft directe toegang tot de audio van alle deelnemers, wat veel betere geluidskwaliteit oplevert. Exporteer daarna het audiobestand en importeer het in RecapAI.
- Hybride gesprek: Neem ook hier op via de vergaderapp. Zo vang je zowel de aanwezigen als de online deelnemers op in één duidelijk audiokanaal.
Direct opnemen met RecapAI
Druk op de rode knop in het midden van de navigatiebalk onderin het scherm. Voordat de opname begint, vraagt RecapAI het volgende:
- Titel: Geef de opname een herkenbare naam. Gebruik een consistente naamgeving, bijvoorbeeld: Klantintake – Jan de Vries – 15 maart. De titel kun je later nog aanpassen.
- Taal: RecapAI werkt het best in het Nederlands, maar ondersteunt ook Engels, Frans, Duits en andere grote talen.
- Aantal sprekers: Kies het verwachte aantal sprekers, of laat RecapAI dit automatisch bepalen. Weet je het precies? Stel het handmatig in voor de nauwkeurigste sprekerindeling.
- Microfoon: Selecteer de gewenste microfoon in hetzelfde menu. Een headset of externe microfoon geeft vaak betere resultaten dan de ingebouwde microfoon. Tijdens een lopende opname kun je wisselen via de knop boven de rode opnameknop.
Zorg daarnaast voor een rustige ruimte en spreek richting de microfoon op korte afstand.
Opnameverloop
Tijdens het opnemen doorloopt RecapAI de volgende stappen:
| Status | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Opnemen | Actieve opname, geluidsgolf is zichtbaar |
| Gepauzeerd | Opname gepauzeerd, je kunt hervatten |
| Opslaan | Audio wordt lokaal opgeslagen |
| Opgeslagen | Opname klaar, verschijnt in je Collectie |
Na het opslaan verschijnt een meldingsbanner met twee knoppen: Afspelen (audiospeler opent) en Transcribeer (start verwerking).
Audio importeren en transcriberen
Heb je een bestaande opname? Klik op Importeren in de Collectie-tab. RecapAI accepteert de meeste gangbare audio- en videoformaten. Bij het importeren stel je de titel, taal en het aantal sprekers in, net als bij een live opname.
Klik na het opslaan of importeren op Transcribeer om de verwerking te starten. Je ziet hierna een voortgangsindicator op het Collectie scherm. Zodra het resultaat klaar is, ontvang je een melding in de app. Je ontvangt de resultaten meestal binnen 1 uur, afhankelijk van de lengte van de opname. Als je beheerder e-mailnotificaties heeft ingeschakeld, worden de resultaten ook Word-documenten naar je e-mailadres gestuurd.
Checklist voor een goede opname
- Niet door elkaar heen spreken
- Jezelf en anderen bij naam en rol introduceren
- Tussentijdse conclusies herhalen
- Juiste aanpak voor type gesprek (fysiek, online of hybride)
- Titel, taal en aantal sprekers ingesteld
- Goede microfoon geselecteerd
- Rustige ruimte, spreek richting de microfoon
Volgende stap
Je opname is verwerkt en het resultaat staat klaar. In het volgende artikel leer je wat de drie tabs Transcriptie, Samenvatting en Hoogtepunten betekenen en hoe je sprekers hernoemt.